С развитием информационных технологий и каналов коммуникации остро встал вопрос о качественном и стандартизированном обмене документами. На помощь пришла компания Adobe Systems, разработавшая открытый и совершенно новый стандарт хранения контента. Вам не надо ничего платить разработчиком, ни за использование формата, ни за программу для просмотра. Новый формат - Portable Document Format (в переводе портативный формат для документов) – является самым популярным для хранения электронных документов.
Достаточно просто сохранить отформатированный документ в PDF и пользователи по всему миру, независимо от операционной система и платформы смогут его просматривать. Нет необходимости устанавливать на удаленной клиентской машине стороннее программное обеспечение или программный комплекс, в котором Вы производили разработку документа - для чтения, копирования и печати достаточно установить одну единственную специализированную программу. Поскольку PDF является свободным форматом, то и программы для просмотра также являются бесплатными. Однако не стоит путать программное обеспечение для просмотра и размножения, распространяющееся абсолютно бесплатно, с программными комплексами занимающими конвертацией форматов и профессиональным созданием высокоорганизованных документов, которые зачастую являются коммерческими проектами.
Что же отличает PDF от других форматов? Внутри документа сохраняются использованные при форматировании шрифты. Пользовательские шрифты вписываются в PDF в своем оригинальном формате, что позволяет избежать искажения и проблем с конвертацией. Внутри документа может быть двухмерная графика (картинки или фотографии), формы или мультимедиа контент. Последние версии формата поддерживают широкий набор видео и музыкальных форматов.
Внутри PDF документа встроены собственные полиграфические форматы PDF/X-1, PDF/X-3, поддерживающие RGB, CMYK. Во время сохранения документа в таком формате используются оригинальные алгоритмы сжатия векторной и растровой графики, подтверждающие в расшифровке формата слово «портативный».
Для распространения важной документации используется цифровая подпись, позволяющая установить подлинность документа, и программная защита содержимого от копирования. Кроме того, на открытие документа может быть наложен пароль.
По PDF документу можно осуществлять расширенный поиск. PDF поддерживает безусловные переходы, гиперссылки, структуру оглавления и прочие вполне привычные функции текстовых документов.
Во время сохранения документа не происходит какого-либо кодирования или шифрования, что гарантирует стопроцентную внешнюю идентичность исходного документа и PDF файла. Программное обеспечение поддерживает конвертацию различных текстовых форматов, в том числе и Интернет страниц, в PDF.
Последняя версия PDF поддерживает размещение внутри документа трехмерной графики. Кроме того, оптимизированы алгоритмы безопасности и сжатия мультимедийных данных. Т.о. формат PDF, позволяющий просматривать документы, где и когда удобно, независимо от платформы и установленного программного обеспечения, стал популярным решением для хранения печатных изданий и документации.
Для создания документов в формате PDF можно использовать офисные приложения от компании Microsoft или бесплатный программный продукт PrimoPDF. Впрочем, подобная функция уже давно встроена в текстовый процессор OpenOffice.org.